Överflygning
Genomgång av funktioner där Amber är konstruerat annorlunda än vad som är vanligt i ekonomisystem. Beskrivningarna avser vad som är byggt och i drift.
Datamodell
Schemat är konstruerat för Amber och innehåller inga strukturer som ärvts vidare från äldre system. Tabeller och entiteter följer genomgående samma modulprefix och samma namnkonventioner, och de dynamiska registren har samma primärnyckel oavsett register. En uppgift lagras på ett ställe, utan parallella register eller härledda kopior som behöver hållas i synk.
Attest och
leverantörsfakturor
När sista attestanten godkänner fakturan definitivbokas den i samma steg, och är därmed betalbar. Det finns ingen efterföljande bokföringskörning och inget mellanläge där fakturan är attesterad men inte bokförd.
En nattlig körning läser in, tolkar och konterar inkommande Svefaktura och Peppol BIS. Konteringen sätts genom matchning mot en tidigare faktura från samma leverantör, och när ingen match finns genom tolkning av fakturatexten. Ankomstbokningen körs på morgonen: fakturor med balanserad kontering går igenom, övriga och dubbletter ligger kvar för genomgång.
Varje inkommande faktura får riskpoäng och nivå grön, gul eller röd. Gul ger varning i reskontran och i attestflödet. Röd ger dessutom en genererad motivering och mejl till utsedd mottagare. Signalerna som vägs samman:
Roller äger konton, projekt och koddelar via mönster, och matchas per konteringsrad. En faktura som rör tre fastigheter tilldelas därmed tre attestanter. Belopp över rollens gräns eskalerar uppåt i rollkedjan, sakgranskaren byts ut om den råkar vara utpekad, och varje tilldelning lagras med den regel som orsakade den. Roller, trösklar och firmatecknare konfigureras som data.
Attestanten markerar fakturan för vidaredebitering under attesten och väljer kund. Kundfakturan skapas när leverantörsfakturan definitivbokas, med beloppet hämtat ur den bokförda verifikationen, och leverantörens pdf bifogas som sida två. Samma operation kan köras i efterhand på en bokförd faktura, då även på del av beloppet.
Redovisning
Budget och utfall ligger som rader i samma register, åtskilda av en typmarkering, och saldon aggregeras ur raderna vid behov. Det finns ingen saldotabell och inget separat budgetregister, alltså inga härledda värden som kan hamna i otakt med huvudboken och ingen omräkning vid rättelser.
Kontrollen körs per konteringsrad direkt efter commit och är aldrig blockerande. Tre av reglerna är statistiska och utgår från bolagets egen historik, fyra är regelbaserade. Träffarna samlas i en egen vy och kvitteras som granskade eller ignorerade.
Databastransaktionerna är inte begränsade till huvudboken. Vid definitivbokning ligger både verifikationen och uppdateringen av reskontraposten i samma transaktion, och vid ankomstbokning skapas kontering och reskontrapost tillsammans. Ett fel någonstans i kedjan rullar tillbaka hela steget, så reskontra och bokföring kan inte glida isär. Godkännanden är dessutom idempotenta, vilket gör dubbel submit ofarlig.
AI i arbetet
Hjälpen känner till vilket fönster användaren står i och slår upp systemets egen dokumentation innan den svarar. Den har också verktyg och kan utföra operationer i samtalet, till exempel hämta uppgifter från Bolagsverket på ett organisationsnummer och lägga upp leverantören.
Resultat- och balansrapporten levereras med en analys som eget dokument, anläggningsregistret har en motsvarande genomgång, och riskflaggade leverantörsfakturor får en skriven motivering. Underlaget är bolagets egna siffror.
Instruktionerna bakom analyserna är redigerbar text, inte kod. Ett bolag kan ändra vad resultatanalysen ska lyfta fram eller vad förbrukningsanalysen ska reagera på. Uppslagningen kaskaderar: bolagets egen version används när den finns, annars systemnivån. Namngivna instruktioner finns idag för resultatanalys, balansanalys, mediaanalys, tolkning av mediavyer, tilldelning av sakgranskare, statusmail och felförklaring.
Media och
förbrukning
Vid import extraheras mätarnummer, period och förbrukning ur fakturans XML, per mätare även på samlingsfakturor med flera mätpunkter. Kilowattimmar och kubikmeter följer därmed med kronorna in i systemet utan separat avläsning eller insamling. Ovanpå det ligger pivotanalys per fastighet och energislag, CO₂ per fastighet för CSRD, och energital mot BBR-gränsvärden.
Anläggningar
Körningsdagen anges som en regel i klartext, till exempel tredje vardagen i månaden, och tolkas till datum. Två arbetsdagar innan går en förvarning till ansvarig roll med möjlighet att skjuta upp just den månaden. På körningsdagen bokförs avskrivningarna, och anläggningar utan regel eller med fel rapporteras i stället för att hoppas över tyst. Körningen är idempotent.
Säkerhet och
efterlevnad
Inloggning sker med organisationskonto via Entra ID eller med lösenord och engångskod från en autentiseringsapp. Tvåfaktor aktiveras per användare, organisationsinloggning per kund, och de fungerar sida vid sida i samma installation. Upprepade felaktiga försök spärrar kontot tillfälligt.
Fritextkolumner i system- och bolagsdatabaser skannas efter personnummer, e-post och telefonnummer, både löpande via krokar när text skrivs och som körning i efterhand. Fynden lagras maskerade med tabell, kolumn, postnyckel, risknivå och kontext, klartexten loggas aldrig. Granskade fynd anonymiseras på plats, och sökning på personnummer ger underlag för registerutdrag.
Driftstörningar och misslyckade säkerhetskopior skapar incidentposter med löpnummer, typ och allvarlighetsgrad, med spärr mot dubbletter samma dag. Vid sidan om incidentloggen finns register för återställningsövningar, leverantörsbedömning och säkerhetspolicy, samt en sammanställande rapport.
Bevakning och
utskick
En fristående tjänst går igenom samtliga tenanter varje natt och skickar väntande attester per person, energiavvikelser, bokföringsanomalier, statusrapport och en sammanställning till ekonomi. Mottagare, frekvens och kanal, mejl eller chatt, konfigureras inne i Amber, inget är hårdkodat. Samma tjänst startar nattens körningar, alltså fakturaimport, avskrivningar, återredovisning och säkerhetskopiering, och pingar driften var femte minut.
Uppstart
Varje register som ska fyllas har ett eget moment med en excelmall, förifylld med befintlig data, och samtliga mallar kan hämtas samlat. Ifyllda register granskas rad för rad innan de skrivs skarpt, medan massdata som anläggningstransaktioner går in via bulkinsert och kontrolleras i efterhand. Startsidan visar antal avklarade moment per område, och en pre-flight-kontroll före driftstart letar upp konton, koddelar och transaktionstyper som inte hänger ihop.
Gränssnitt
Varje funktion är ett eget fönster på en gemensam yta med aktivitetsfält, alltså flera samtidigt öppna vyer utan att något arbete behöver avbrytas. En instans per fönstertyp, med återanvändning vid nytt öppnande och utbyte när fönstret öppnas med en kontext. Ingen klient installeras.
En brytare i aktivitetsfältet lägger långa inläsningar på en bakgrundstråd, i dag SIE-importen. Användaren kan arbeta vidare och får ett meddelande när jobbet är klart. Ett programlås hindrar samtidiga körningar av samma jobb.