Vad som skiljer Amber

Sista godkännandet bokför fakturan

Slutattesten definitivbokar fakturan direkt. Den är betalbar i samma sekund, utan efterföljande bokföringskörning.

Fakturorna är konterade när dagen börjar

En nattlig körning läser in, tolkar och konterar inkommande Svefaktura och Peppol BIS. Konteringen sätts genom att AI hittar en tvilling bland leverantörens tidigare fakturor, annars genom analys av fakturatexten. På morgonen ankomstbokas de i en körning: korrekta fakturor går igenom, de som inte balanserar eller är dubbletter ligger kvar för genomgång.

Avvikelser är färgmarkerade innan någon attesterar

Varje inkommande faktura riskbedöms automatiskt och märks grön, gul eller röd. Gul syns som varning i reskontran och i attestflödet, röd ger dessutom en skriven motivering och mejl till utsedd mottagare.

• Ovanligt högt belopp
• Ny leverantör, färre än tre fakturor i historiken
• Dubblett på fakturanummer, eller på belopp och datum
• Snarlik en tidigare faktura, matchat på innehåll och inte på nummer
• Avviker från leverantörens tidigare fakturamönster
• Kommer i otakt med leverantörens normala intervall
• Splitting, tre eller fler fakturor från samma leverantör inom 30 dagar
• Leverantören saknas eller är avregistrerad hos Bolagsverket

Attestflödet följer konteringen, inte leverantören

Attestanter pekas ut av roller som äger konton, projekt och koddelar. En faktura som rör tre fastigheter går till tre chefer, belopp över rollens gräns eskalerar uppåt i kedjan, och sakgranskaren kan aldrig attestera sitt eget underlag. Varje tilldelning bär med sig regeln som orsakade den, och rollerna sätts upp som data utan utveckling.

Vidaredebiteringen görs medan fakturan attesteras

Attestanten markerar fakturan för vidaredebitering i samma steg som godkännandet och väljer kund. Kundfakturan skapas när leverantörsfakturan definitivbokas, med beloppet hämtat ur den bokförda verifikationen, och leverantörens pdf följer med som sida två. Samma sak går att göra i efterhand på en redan bokförd faktura, då även på del av beloppet.

Påminnelsen går till den som står på tur

Varje attestant får sina egna väntande fakturor i ett schemalagt utskick, dagligen, veckovis eller månadsvis efter vad som satts per mottagare, med en länk rakt in i attestvyn. Bara den som kön faktiskt väntar på blir påmind, inte alla i kedjan, och listan spänner över samtliga bolag. Inför ett periodslut kan ekonomi dessutom skicka en egen påminnelse avgränsad på period och datumgrund.

Ett register, inga saldon som spretar

Utfall och budget ligger som rader i samma transaktionsregister, och saldon räknas fram ur raderna när de behövs. Det finns ingen saldotabell och inget budgetregister vid sidan om, alltså ingenting som kan hamna i otakt med huvudboken och ingen omräkning att köra när något rättas.

Bokföringen granskas i samma stund som den bokförs

Varje verifikation kontrolleras direkt efter bokföring mot sju signaler. Träffarna samlas under Signaler i menyn och kvitteras där som granskade eller ignorerade. Kontrollen blockerar aldrig bokföringen, den lägger sig bredvid.

• Belopp som avviker kraftigt från kontots normala nivå
• Kombination av konto och koddel som aldrig förekommit
• Koddel saknas där kontot normalt har en
• Kontot används för allra första gången
• Runda tal på känsliga konton
• Verifikationsdatum mer än 30 dagar bakåt
• Skuld- eller fordringskonto bokat åt fel håll

Halva bokföringar kan inte uppstå

Allt som hör ihop skrivs i ett enda svep, och det gäller hela vägen, inte bara huvudboken. Spår bokföringen ur när en faktura ska definitivbokas backas reskontraposten med den, så reskontran och bokföringen kan aldrig glida isär. Antingen blir allt av, eller ingenting. Ingen behöver leta efter poster som fastnat mitt i, och trycker två personer på knappen samtidigt räknas det ändå bara en gång.

Hjälpen svarar på frågor i stället för att visa en manual

Hjälpen är en chatt som känner till vilket fönster du står i och läser systemets egen dokumentation innan den svarar. Den kan också utföra saker mitt i samtalet, till exempel slå upp ett organisationsnummer hos Bolagsverket och lägga upp leverantören åt dig.

Rapporterna kommer med en skriven genomgång

Resultat- och balansrapporten levereras med en analys bredvid siffrorna, anläggningsregistret har en egen genomgång, och en högriskfaktura får en motivering till varför den flaggats. Analyserna utgår från bolagets egna siffror, inte från allmänna nyckeltal.

Kunden bestämmer vad AI:n ska titta efter

Instruktionerna bakom varje analys är redigerbara texter, inte inbyggd kod. Ett bolag som vill att resultatanalysen ska kommentera personalkostnader mot budget, eller att förbrukningsanalysen ska reagera på kalla månader i stället för på årssnitt, skriver om instruktionen själv. Det finns en systemnivå som gäller när inget eget är satt, och bolagets egen version tar över när den finns.

Förbrukningen kommer in med fakturan

Vid import läses mätarnummer, period och förbrukning ur e-fakturans XML, per mätare även när flera ligger på samma samlingsfaktura. Kilowattimmar och kubikmeter följer alltså med kronorna in i systemet, utan separat avläsning eller insamling. Ovanpå det ligger pivotanalys per fastighet och energislag, CO₂ per fastighet för CSRD, och energitalen mot BBR-gränsvärden.

Avskrivningarna bokförs utan att någon startar dem

Körningen schemaläggs i klartext, till exempel tredje vardagen i månaden. Två arbetsdagar innan går en förvarning till ansvarig roll, med en länk som skjuter upp just den månaden. På dagen bokförs avskrivningarna, och anläggningar som saknar regel eller fallerar rapporteras istället för att tyst hoppas över.

Inloggningen rättar sig efter kundens IT-policy

Användarna loggar in med organisationskonto via Entra ID, eller med lösenord och engångskod från en autentiseringsapp. Tvåfaktor slås på per användare och organisationsinloggning aktiveras per kund, och de två fungerar sida vid sida i samma installation. Upprepade felaktiga försök låser kontot en stund.

Personuppgifter hittas där de faktiskt hamnar

Fritextfälten i alla databaser skannas efter personnummer, e-post och telefonnummer, både löpande när text skrivs in och som körning i efterhand. Fynden listas maskerade med källa och risknivå, anonymiseras på plats efter granskning, och en sökning på personnummer ger ett färdigt registerutdrag.

Incidenterna hamnar i loggen av sig själva

Driftstörningar och misslyckade säkerhetskopior skapar incidentposter automatiskt, med löpnummer, typ och allvarlighetsgrad, och samma händelse dubbleras inte under dagen. Bredvid incidentloggen finns register för återställningsövningar, leverantörsbedömning och säkerhetspolicy, plus en rapport som sammanställer läget för revisor eller kund.

Systemet hör av sig, ingen behöver logga in för att se läget

En separat tjänst går igenom samtliga bolag varje natt och skickar det som är värt att veta: väntande attester till var och en, energiavvikelser, bokföringsanomalier, en statusrapport och en lista till ekonomi över vem som håller vad. Vem som får vad, hur ofta och om det kommer som mejl eller chattmeddelande ställs in per mottagare inne i Amber, ingenting är hårdkodat. Samma tjänst drar igång nattens körningar, alltså fakturaimport, avskrivningar, återredovisning och säkerhetskopiering, och pingar driften var femte minut.

Uppstarten sker i systemet, inte i konsultens excelmapp

Varje register som ska fyllas har ett eget moment med en färdig excelmall, förifylld med det som redan finns, och alla mallar kan hämtas i ett svep. Ifyllda register granskas rad för rad innan de skrivs skarpt, medan massdata som anläggningstransaktioner går in i bulk och kontrolleras i efterhand. Startsidan visar hur långt varje område kommit, och en kontroll före driftstart letar upp konton, koddelar och transaktionstyper som inte hänger ihop.

Flera fönster öppna samtidigt

Amber beter sig som ett skrivbord: varje funktion är ett eget fönster på en gemensam yta, med aktivitetsfält att växla i. Attestlistan, huvudboken och leverantörsregistret kan ligga uppe på en gång, och ingen behöver lämna ett halvfärdigt arbete för att slå upp något. Ändå är det bara en webbläsare, utan installerad klient.

Tunga körningar låser inte skärmen

En brytare i aktivitetsfältet lägger långa inläsningar i bakgrunden, i dag SIE-importen. Användaren fortsätter arbeta i andra fönster och får ett meddelande när jobbet är klart. Ett programlås hindrar att samma körning startas två gånger.